Táto téma Pomocníka je venovaná problematike elektronickej fakturácie v systéme OBERON.

Definovanie pojmov

V Pomocníku OBERON rozlišujeme v súvislosti s elektronickou fakturáciou tri základné pojmy:

• elektronická fakturácia (e-fakturácia, efakturácia) - moderný, bezpečný a efektívny spôsob spracovania účtovných dokladov. Zahŕňa úplne automatizovanú obojsmernú výmenu faktúr (odosielanie aj prijímanie), ich digitálne schvaľovanie, spravovanie a archiváciu, čím nahrádza tradičné procesy založené na papierovej a e-mailovej distribúcii faktúr. V systéme OBERON je súčasťou širšieho konceptu elektronického doručovania dokumentov. Ten zahŕňa nielen odosielanie a prijímanie faktúr, ale aj iných dokumentov (dokladov), ako sú objednávky, cenové ponuky, dodacie listy a pod. Viac informácií nájdete v téme O elektronickom doručovaní dokumentov.
• eFaktúra - v prvej rovine je to projekt Finančnej správy SR na zavedenie elektronickej fakturácie. V druhej rovine ide o celkovú technologickú a legislatívnu infraštruktúru (štátny systém prevádzkovaný Finančnou správou SR, sieť Peppol, komunikačné rozhrania...), ktorá zabezpečuje proces elektronickej fakturácie a umožňuje bezpečný prenos dát v reálnom čase.
• e-faktúra (elektronická faktúra) - konkrétny elektronický doklad, ktorý predstavuje štruktúrovaný dátový súbor vo formáte XML (Peppol BIS 3.0). Spĺňa prísne európske štandardy a obsahuje všetky povinné údaje. Nie je to len PDF ani sken, obsahuje presne štruktúrované dáta určené pre automatické spracovanie počítačom bez manuálneho prepisovania. Súčasťou XML súboru môže byť aj vizuálna podoba faktúry vo formáte PDF (prípadne iné prílohy). Používateľský komfort tak zostáva zachovaný a OBERON ju zobrazí v čitateľnej podobe.

Kto má povinnosť odosielať a prijímať e-faktúry?

• Povinnosť odosielať e-faktúry sa týka všetkých podnikateľov - platiteľov DPH (právnických aj fyzických osôb), ktorí fakturujú:
  • verejnej správe (tzv. B2G – Business to Government),
  • iným podnikateľom (tzv. B2B – Business to Business).
• Povinnosť prijímať e-faktúry má každý podnikateľ s číslom DIČ, ktorému ju vystaví platiteľ DPH.

Digitálny poštár (ePoštár)

• Distribúciu faktúr v rámci elektronickej fakturácie zabezpečuje tzv. digitálny poštár (ePoštár). Je to certifikovaný poskytovateľ služieb elektronického doručovania faktúr prostredníctvom medzinárodnej siete Peppol.
• V tejto sieti jednotliví digitálni poštári tvoria tzv. prístupové body (access points). Takýmto digitálnym poštárom je aj firma EXALOGIC ako dodávateľ systému OBERON (EXALOGIC ePoštár).
• Viac informácií nájdete v téme Digitálny poštár (ePoštár).

Schvaľovanie dokumentov (dokladov)

• S témou elektronickej fakturácie úzko súvisí funkcia digitálneho schvaľovania dokumentov (dokladov). V systéme OBERON je určená na komplexnú správu, kontrolu a digitálne odobrenie rôznych dokumentov a dokladov v rámci vnútrofiremných procesov (aktuálne je dostupná v evidenciách Kniha pohľadávok a Kniha záväzkov).
• Schvaľovanie dokumentov slúži ako povinný kontrolný bod, ktorý zaručuje, že do účtovníctva a na úhradu, ako aj do systému eFaktúra sa dostanú len tie dokumenty (doklady), ktoré boli vecne skontrolované a schválené zodpovednou osobou.
• Viac informácií nájdete v téme O schvaľovaní dokumentov.

Odosielanie a sťahovanie e-faktúr

• Dokončená a schválená vystavená faktúra sa odosiela z Knihy pohľadávok automaticky po tom, čo nadobudne stav Schválené. V prípade potreby možno faktúru odoslať aj manuálne, a to pomocou funkcie Odoslať do systému eFaktúra (tlačidlo Možnosti). Digitálny poštár následne doručí e-faktúru adresátovi a zároveň odošle potrebné údaje do systému eFaktúra.
• Import došlej faktúry zo systému eFaktúra do Knihy záväzkov sa vykonáva buď automaticky, alebo manuálne pomocou funkcie Stiahnuť zo systému eFaktúra. Systém OBERON následne načíta údaje z e-faktúry, vytvorí nový záznam v evidencii a pripraví doklad na následné spracovanie, kontrolu a schválenie.

Digitálny archív

•    
• Prijaté a odoslané elektronické dokumenty (e-faktúry, objednávky, cenové ponuky a pod.) sa automaticky ukladajú do digitálneho archívu, ktorý slúži na ich bezpečné uschovanie, evidenciu a rýchle vyhľadávanie.
• Digitálny archív spĺňa legislatívne požiadavky na dlhodobú archiváciu elektronických dokladov vo formáte XML, prípadne aj PDF.
• Viac informácií nájdete v téme Digitálny archív.