V Pomocníku OBERON rozlišujeme tri základné pojmy:

• elektronická fakturácia (e-fakturácia, efakturácia) - moderný, bezpečný a efektívny spôsob spracovania účtovných dokladov. Zahŕňa úplne automatizovanú obojsmernú výmenu faktúr (odosielanie aj prijímanie), ich digitálne schvaľovanie, spravovanie a archiváciu, čím nahrádza tradičné procesy založené na papierovej a e-mailovej distribúcii faktúr.
• eFaktúra - v prvej rovine je to projekt Finančnej správy SR na zavedenie elektronickej fakturácie. V druhej rovine ide o celkovú technologickú a legislatívnu infraštruktúru (štátny systém prevádzkovaný Finančnou správou SR, sieť Peppol, komunikačné rozhrania...), ktorá zabezpečuje proces elektronickej fakturácie a umožňuje bezpečný prenos dát v reálnom čase.
• e-faktúra (elektronická faktúra) - konkrétny elektronický doklad, ktorý predstavuje štruktúrovaný dátový súbor vo formáte XML (Peppol BIS 3.0). Spĺňa prísne európske štandardy a obsahuje všetky povinné údaje. Nie je to len PDF ani sken, obsahuje presne štruktúrované dáta určené pre automatické spracovanie počítačom bez manuálneho prepisovania. Súčasťou XML súboru môže byť aj vizuálna podoba faktúry vo formáte PDF (prípadne iné prílohy). Používateľský komfort tak zostáva zachovaný a OBERON ju zobrazí v čitateľnej podobe.

Viac informácií nájdete v téme O elektronickej fakturácii.

eFaktúra je na Slovensku povinná od 1. januára 2027.

• Elektronická fakturácia nie je len o vystavovaní a odosielaní faktúr, ale aj o ich prijímaní a automatickom zaúčtovaní.
• Povinnosť zasielať e-faktúry sa týka všetkých podnikateľov – platiteľov DPH (právnických aj fyzických osôb), ktorí fakturujú:
  • verejnej správe (tzv. B2G – Business to Government),
  • iným podnikateľom (tzv. B2B – Business to Business).
• Elektronickú faktúru však musí vedieť prijať každý podnikateľ, ktorému ju vystaví platiteľ DPH.

Nie, súhlas príjemcu sa nevyžaduje. Dodávateľ sa nemusí odberateľa pýtať, či mu môže e-faktúru doručiť cez ePoštára.

• Garantované doručenie faktúr – systém zabezpečuje doručenie faktúr takmer okamžite po odoslaní, pričom odosielateľovi potvrdí prijatie faktúry odberateľom (formou tzv. doručenky).
• Automatizované spracovanie faktúr – prijatá faktúra sa v systéme sama zaeviduje, čím úplne odpadá manuálne prepisovanie údajov.
• Úspora času a zníženie chybovosti – automatické spracovanie dát šetrí čas. Okrem toho odpadá hľadanie dokladov v pošte aj riziko chýb v číslach IBAN.
• Bezpečnosť prenosu dát a zníženie nákladov – elektronická faktúra sa bezpečne prenáša cez šifrované kanály, čím sa zaisťuje jej ochrana. Zároveň chráni odberateľov pred podvodnými faktúrami a šetrí náklady na tlač, papier a čas zamestnancov.
• Koniec transformačných šablón – vďaka jednotnému európskemu štandardu (Peppol BIS 3.0) sú jednotlivé ekonomické systémy prepojené priamo. Nie sú potrebné žiadne špeciálne mostíky či importné šablóny na prenos dát z iných softvérov.
• EXALOGIC ePoštár – firma EXALOGIC má status digitálneho poštára. Používatelia môžu využívať bezpečnú sieť Peppol priamo cez systém OBERON. Ten funguje ako sprostredkovateľ, ktorý faktúru odošle, prijme a zároveň splní oznamovaciu povinnosť voči finančnej správe.
• Automatizácia objednávok a ponúk – systém nemusí byť obmedzený len na faktúry. Sieť Peppol umožňuje odosielanie a prijímanie aj iných dokumentov (objednávok, cenových ponúk, dodacích listov a pod.).
• Možnosť fakturácie v rámci celej EÚ – eFaktúra využíva systém Peppol, ktorý umožňuje bezproblémovú fakturáciu naprieč členskými štátmi EÚ.
• Zhodnosť s legislatívou SR a EÚ – systém spĺňa legislatívne požiadavky na elektronickú fakturáciu.

• Zjednodušene možno povedať, že zavedením elektronickej fakturácie sa nemení nič okrem spôsobu doručovania faktúr. Na starosti ho má digitálny poštár (ePoštár). Je to síce služba, ale môžeme si ho vizualizovať ako reálneho doručovateľa (poštára), ktorý však nedoručuje papierovú faktúru, ale elektronickú faktúru priamo do knihy záväzkov v OBERON-e.
• Digitálny poštár (ePoštár) je certifikovaný poskytovateľ služieb elektronického doručovania faktúr prostredníctvom medzinárodnej siete Peppol. Zabezpečuje distribúciu faktúr v rámci elektronickej fakturácie.
• Každá firma si musí vybrať svojho digitálneho poštára.
• Samotná firma EXALOGIC ako dodávateľ systému OBERON je digitálnym poštárom (EXALOGIC ePoštár). Viac informácií nájdete v téme Digitálny poštár (ePoštár).

Proces sa zmenil z tzv. papierového alebo e-mailového na automatizovaný. Faktúry sa už neposielajú poštou alebo ako prílohy v e-mailoch, ale prostredníctvom digitálneho poštára (ePoštára).

Ako to vyzerá v praxi?

• Odosielanie: V OBERON-e sa faktúra vystavuje tak ako predtým, ale namiesto ukladania do PDF sa odosiela úplne automatizovane alebo jedným klikom. O zvyšok sa stará váš digitálny poštár, ktorý faktúru odošle digitálnemu poštárovi vášho odberateľa a ten ju bezpečne doručí do jeho softvéru.
• Dodržanie lehôt: Po vystavení faktúry nie je nevyhnutné ju odoslať ihneď (napr. pri výpadku internetového pripojenia), ale aj o niekoľko dní neskôr.

Viac informácií získate v téme Odoslanie do systému eFaktúra.

E-faktúra musí byť odoslaná ePoštárovi do 15 kalendárnych dní od vystavenia. V opačnom prípade hrozí pokuta od finančnej správy. Do budúcnosti sa údajne plánuje skrátiť lehota na 10 kalendárnych dní.

• Pri technickej chybe (napr. chýbajúci povinný údaj) ePoštár faktúru odmietne. Je potrebné ju v OBERON-e opraviť a odoslať znova.
• Pri nesprávnych údajoch (suma, množstvo) už odoslanú faktúru nie je možné opraviť a znovu odoslať. Je potrebné vytvoriť nový opravný doklad (dobropis) a zaslať ho do eFaktúry.
• Pri nesprávnom bankovom účte (IBAN) ePoštár môže technicky zaslať opravný doklad (ak sa nemení daňová povinnosť), v praxi to asi nebude možné.

Nie, e-faktúry sa do zahraničia (mimo siete Peppol) odosielajú ako pred zavedením e-fakturácie, t. j. mimo digitálneho poštára (ePoštára).

Proces sa zmenil z tzv. papierového alebo e-mailového na automatizovaný. Faktúry sa už neprijímajú poštou alebo ako prílohy v e-mailoch, ale prostredníctvom digitálneho poštára (ePoštára).

Ako to vyzerá v praxi?

• Prijímanie: Po doručení faktúry digitálnym poštárom systém OBERON faktúru prijme a po schválení automaticky spracuje na pozadí (zaeviduje sa do knihy záväzkov). Odpadá tak akékoľvek manuálne sťahovanie či nahadzovanie dokladov.
• Spoľahlivosť: Vďaka sieti Peppol máte istotu, že sa faktúra nestratí a zaeviduje sa v programe automaticky bezprostredne po doručení.
• Príjem do skladu: Keďže ide o štruktúrovaný formát (XML Peppol BIS 3.0), je možné automaticky zaevidovať príjemku do skladu. V prípade neevidovaných skladových položiek je možné aj automaticky vytvoriť príslušné skladové karty.

Viac informácií získate v téme Stiahnutie zo systému eFaktúra.

Za doručenie e-faktúry sa z hľadiska zákonnej povinnosti považuje okamih doručenia e-faktúry ePoštárovi odberateľa. Dokladom o doručení je tzv. návratka (vo formáte XML). Túto návratku systém OBERON spolu so súborom XML e-faktúry archivuje.

• Nie, samotné doručenie nie je možné odmietnuť. ePoštár doklad doručí do OBERON-u rovnako, ako by vám prišiel list do poštovej schránky alebo e-mail.
• Riešenie nesprávnosti: Ak faktúra obsahuje chybu (nesprávna suma, množstvo...), postupuje sa rovnako ako doteraz – situáciu musíte riešiť priamo s dodávateľom (napr. dohodou o vystavení opravného dokladu/dobropisu).

Postup je rovnaký ako pri klasickej faktúre, ktorú neočakávate:

• Pri omyle: kontaktujte vystavovateľa faktúry a vyriešte situáciu priamo s ním.
• Pri podozrení na podvod: faktúru neuhrádzajte a záležitosť nahláste orgánom činným v trestnom konaní.

• Zálohová faktúra (proforma faktúra, výzva na úhradu) - keďže nemá náležitosti faktúry podľa zákona o DPH a jej vyhotovením nevzniká daňová povinnosť, nie je faktúrou v zmysle zákona a nezasiela sa prostredníctvom systému eFaktúra.
• Faktúra na prijatú zálohu - má charakter daňového dokladu a podlieha režimu elektronickej faktúry (podľa § 85o zákona o DPH). V takom prípade sa do systému eFaktúra zasiela.
• Konečná (vyúčtovacia) faktúra - má charakter daňového dokladu a podlieha režimu elektronickej faktúry (podľa § 85o zákona o DPH). V takom prípade sa do systému eFaktúra zasiela.

• Áno: z hľadiska úhrad dodávateľských faktúr. Živnostník ich potrebuje prevziať, aby ich vedel uhradiť v správnej výške a s korektnými platobnými údajmi.
• Nie: z hľadiska daňovej evidencie, keďže pri paušálnych výdavkoch sa reálne náklady neuplatňujú a faktúry do nej nevstupujú.

• Dĺžka archivácie: Elektronické faktúry sa musia archivovať minimálne 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Archivujú sa pôvodné štruktúrované dáta vo formáte XML (Peppol BIS 3.0).
• Zodpovednosť za archiváciu: Povinnosť archivovať doklady má samotná účtovná jednotka (firma). OBERON tieto súbory automaticky ukladá a archivuje.
• Úloha ePoštára: ePoštár slúži najmä na prenos dokladov a súbory vo svojej infraštruktúre štandardne drží minimálne 90 dní (prípadná dlhodobá archivácia na strane ePoštára je len doplnkovou službou).

Áno, existujú špeciálne výnimky, pri ktorých sa e-faktúry zo zákona nesmú vyhotoviť. Týka sa to najmä utajovaných plnení a dodávok pre bezpečnostné či obranné zložky štátu (napr. Slovenská informačná služba, Vojenské spravodajstvo, Ministerstvo obrany SR).

• Spôsob fakturácie: V týchto špecifických prípadoch sa z dôvodu ochrany utajovaných skutočností naďalej používajú klasické faktúry alebo iné dohodnuté formy.