Táto téma Pomocníka je venovaná funkcii manuálneho odosielania vydaných faktúr z Knihy pohľadávok do systému eFaktúra.

Základné informácie

• Funkcia zabezpečuje manuálne odoslanie dokončeného a schváleného dokladu z Knihy pohľadávok do systému eFaktúra prostredníctvom digitálneho poštára (ePoštára), ktorý následne doručí doklad adresátovi a zároveň odošle potrebné údaje do centrálneho systému e-fakturácie. Viac informácií získate v téme O elektronickej fakturácii.
• Používa sa predovšetkým v prípadoch, keď sa faktúra neodoslala automaticky, alebo ak je potrebné konkrétny doklad do systému eFaktúra odoslať opätovne, resp. mimo termínu automatického odosielania.

Podmienky na odoslanie dokladu

Aby bolo možné vydanú faktúru úspešne odoslať do systému eFaktúra, je potrebné splniť nasledujúce podmienky:

• Doklad v Knihe pohľadávok musí byť dokončený a v stave Schválené.
• Odberateľ musí mať správne vyplnené identifikačné údaje (IČO, DIČ).
• V systéme OBERON musí byť aktivovaná a sprevádzkovaná služba digitálneho poštára.

Postup pri manuálnom odoslaní

1. V programe OBERON - Agenda firmy otvorte ponuku Fakturácia, Kniha pohľadávok.
2. Vyberte (označte kurzorom) požadovanú vydanú faktúru, ktorú chcete odoslať.
3. Kliknite na tlačidlo Možnosti (alebo otvorte kontextovú ponuku) a vyberte funkciu Odoslať do systému eFaktúra.
4. Systém skontroluje správnosť údajov, vygeneruje štruktúrovaný súbor (vo formáte XML Peppol BIS 3.0 spolu s PDF náhľadom) a odovzdá ho digitálnemu poštárovi na doručenie.
5. V Knihe pohľadávok sa pri doklade aktualizuje stav doručenia e-faktúry.

Stavy odosielania e-faktúr

• Každá e-faktúra, ktorá bola schválená alebo schválená automaticky, je pripravená na odoslanie do systému eFaktúra (siete Peppol).
• Systém OBERON umožňuje evidovať viacero stavov odosielania e-faktúr podľa toho, v akej fáze odoslania sa daný doklad práve nachádza.
• Aktuálny stav odoslania e-faktúry signalizuje špecifická ikona a v Knihe pohľadávok ho možno overiť v stĺpci Stav odoslania.
• Prehľad stavov odosielania e-faktúr spolu s príslušnými opismi je k dispozícii v Tabuľke č. 1.

Tabuľka č. 1: Prehľad stavov odosielania e-faktúr

Ikona	Názov stavu	Opis stavu	Poznámka
	Nikdy neodosielať	Doklad má byť vylúčený zo zasielania do siete Peppol.	Vylúčenie napr. dôvodu legislatívnych pravidiel (utajované).
	Koncept (zaslať po dokončení)	Doklad ešte nie je pripravený na odoslanie.	Doklad je v procese vyhotovovania.
	Čaká sa na odoslanie	Doklad je dokončený (finálny) a môže sa odoslať (automaticky alebo manuálne).	Ak sa používa schvaľovanie, doklad je už schválený.
	Odoslané (čaká sa potvrdenie)	Váš ePoštár doklad prevzal, ale ešte nezvalidoval a neodoslal na FS alebo ePoštárovi príjemcu.	Zákonná povinnosť odosielateľa odoslať e-faktúru ešte nie je splnená.
	Odoslané a potvrdené	Váš ePoštár doklad zvalidoval a záväzne potvrdil jeho prijatie. Zaslané na FS, ale ešte nepotvrdené ePoštárom príjemcu (ak príjemca nemá ePoštára, nebude doručené nikdy).	Zákonná povinnosť odosielateľa odoslať e-faktúru je splnená. Faktúra odberateľovi nebola doručená, nie je možné napr. čakať jej úhradu.
	Odoslané a doručené	Odoslané vášmu ePoštárovi a doručené ePoštárovi príjemcu, ale príjemcom ešte neprevzaté.	Čaká sa na prevzatie príjemcom.
	Odoslané a prevzaté	Odoslané vášmu ePoštárovi a doručené ePoštárovi príjemcu a aj prevzaté príjemcom.	Príjemca prevzal doklad.
	Chyba odoslania	OBERON-u sa nepodarilo doručiť doklad vášmu ePoštárovi.	OBERON môže doklad opätovne odoslať a doručiť.
	Chyba	Doklad je chybný z dôvodu validácie na strane OBERON-u alebo vášho ePoštára (odmietnutý).	Doklad sa nedá odoslať a doručiť a vyžaduje sa zásah používateľa.