Táto téma Pomocníka je venovaná položke Kniha pohľadávok v ponuke Fakturácia programu OBERON - Agenda firmy.
Základné informácie
- Výberom položky sa otvorí Kniha pohľadávok, ktorá je určená na vytváranie a evidenciu pohľadávok (vystavené, vydané, vyšlé, odberateľské, odoslané faktúry) účtovnej jednotky voči obchodným partnerom. Umožňuje vytváraťa evidovať nové pohľadávky, faktúry na zálohu, zálohové faktúry, dobropisy, ťarchopisy atď., a to aj v cudzej mene a v cudzom jazyku.
- Na podrobnejšie členenie dokladov rovnakého druhu je možné v systéme OBERON použiť typy dokladov. Typ dokladu v knihe pohľadávok a záväzkov bližšie určuje druh dokladu v týchto evidenciách. Napr. typy dokladu Faktúra na zálohu a Faktúra v cudzej mene bližšie určujú druh dokladu Faktúra. Viac informácií získate v téme Typy dokladov v knihe pohľadávok a záväzkov.
- Faktúrou možno vysporiadať jednu či viac výdajok (tzv. zberná faktúra) alebo možno fakturovať priamo zo skladov, prípadne použiť neskladové položky.
- Pred prijatím platby (zálohy) za dodanie tovaru alebo služby je možné vystaviť zálohovú faktúru (preddavková faktúra, predfaktúra), ktorá nie je daňovým ani účtovným dokladom. Viac informácií v téme Zálohová faktúra.
- V prípade potreby je možné vystaviť aj faktúru v cudzej mene a v cudzom jazyku. Podrobnejšie informácie získate v téme Vytvorenie faktúry v cudzej mene.
- Na opravu základu dane je možné vystaviť tzv. dobropis, resp. ťarchopis. Viac informácií získate v téme Oprava základu DPH - dobropis a ťarchopis.
- Najčastejšie používané texty vo vystavených faktúrach (pred položkami atď.) je možné preddefinovať, prípadne už zadané texty upravovať alebo mazať. Viac informácií v téme Texty dokladov.
- Faktúry po splatnosti sa štandardne zobrazujú červeným písmom. Toto upozornenie možno zrušiť vypnutím modulu Účtovníctvo v oddiele Firma, Moduly.
Práca s evidenciou a automatizácia
- Faktúru je možné vytvoriť manuálne (štandardné zadanie) alebo automaticky z iného dokladu (z výdajky, objednávky, inej pohľadávky alebo záväzku, príjemky, ale aj importom zo súboru typu XML alebo záznamu z Evidencie reklamácie a servisu, z knihy Úlohy a udalosti alebo zo záznamov v module Hotelová recepcia - rezervácia, ubytovanie, hotelový účet, poskytovaná služba).
- Manuálne vystaviť, resp. upraviť už vystavenú pohľadávku je možné pomocou formulára Pohľadávka. Postup vytvorenia pohľadávky je opísaný v téme Vystavenie faktúry - pohľadávky. Pri vytváraní faktúr je možné použiť šablóny.
- V knihe pohľadávok je možné faktúry vystavovať aj automaticky a hromadne (tlačidlo Možnosti - Hromadné vystavenie faktúr). Viac informácií v téme Hromadné vystavenie faktúr - pohľadávok.
- V prípade používania prevádzok možno záznamy v evidencii (pohľadávky) zobraziť podľa príslušnosti k prevádzke, a to ako podmnožiny záznamov knihy pohľadávok. Možno tak urobiť pomocou filtra Prevádzka v hornej časti evidencie. Zoznam dostupných prevádzok (definujú sa v ponuke Firma, Údaje o firme) je možné v prípade potreby obmedziť pomocou používateľských práv.
- Záznamy v knihe možno filtrovať alebo triediť. Nastaviť kritériá filtrovania alebo triedenia možno po stlačení tlačidla Vlastnosti.
Ďalšie operácie
- Faktúry je možné kopírovať pomocou klávesových skratiek Ctrl + C a Ctrl + V. Pri kopírovaní sa údaje faktúry skopírujú do schránky (clipboard), čo umožňuje kopírovať faktúru aj do inej účtovnej jednotky, prípadne ju kopírovať v prípade používania Remote Desktop aj z iného počítača. Kopírovať je možné aj skladové faktúry. Ak sa kopíruje skladová faktúra z inej firmy, nakopíruje sa ako neskladová. V prípade kopírovania skladovej faktúry môžu pri samotnom kopírovaní nastať rôzne situácie, napr. s nedostatočnou zásobou na sklade (a je zakázaný predaj do záporných množstiev) - vtedy sa takáto položka vynechá.
- V OBERON-e je možné vytváranie a odosielanie e-mailových alebo SMS správ, napr. faktúry alebo upomienky z knihy pohľadávok. Viac informácií je možné získať v téme Odosielanie e-mailov v systéme OBERON, resp. Odosielanie SMS správ v systéme OBERON.
- Pri prevádzkovaní internetového obchodu je možné vyfiltrovať vystavené faktúry za daný deň a pomocou tlačidla Tlač vytlačiť štítky s adresami zákazníkov, ktoré možno použiť pri distribúcii tovaru (tlačový výstup Adresné štítky).
Rozšírené možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Schvaľovanie
Otvorí formulár na vykonanie schválenia alebo zamietnutia dokladu. Počas schvaľovacieho procesu je doklad uzamknutý a nie je možné ho upravovať. Viac informácií získate v téme
O schvaľovaní dokumentov.
Zrušiť schválenie
Funkcia umožňuje manuálne zrušiť už vykonané schválenie dokladu. Používa sa v prípadoch, keď je potrebné prehodnotiť už schválený doklad.
Odoslať do systému eFaktúra
Funkcia zabezpečí odoslanie dokončeného a schváleného dokladu prostredníctvom digitálneho poštára, ktorý následne doručí doklad adresátovi a zároveň odošle potrebné údaje do centrálneho systému e-fakturácie. Viac informácií získate v téme
O elektronickej fakturácii.
Zaúčtovať doklad
Funkcia umožní automaticky vytvoriť zápis v
účtovnom denníku.
Zaevidovať úhradu dokladu
Funkcia umožní automaticky vytvoriť zápis v
účtovnom denníku (
Účtovanie o úhrade), resp. v
peňažnom denníku.
Uhradiť okamžitou QR platbou
Funkcia umožňuje úhradu dokladu okamžitou platbou prostredníctvom QR kódu, pričom po jeho nasnímaní a automatickom overení platby sa údaj o úhrade ihneď zapíše do evidencie histórie transakcií
Bezhotovostné transakcie (história). Viac informácí získate v téme
Okamžité platby.
Zobraziť účtovanie
Zobrazí záznamy
účtovného denníka, resp.
peňažného denníka k danému dokladu.
Zobraziť v evidencii DPH
Zobrazí sa faktúra alebo faktúry z
Knihy evidencie DPH, ktoré prislúchajú k danej faktúre.
Zobraziť väzby dokumentu
Systém OBERON udržiava medzi súvisiacimi záznamami v rôznych evidenciách väzby (napr. na kontrolu správnosti zaúčtovania). Funkcia zostaví grafický prehľad väzieb daného záznamu, ktorý je zároveň interaktívny - kliknutím pravým tlačidlom myši je možné jednotlivé záznamy zobraziť, upraviť, resp. exportovať.
Doklad - podrobnosti o výnose
Program zobrazí podrobnosti o výnose položiek dokladu (výnos, marža, zľavy).
Zobraziť prílohy
Výberom možnosti sa otvorí formulár, v ktorom možno pridať dokument alebo obrázok. Viac informácií získate v téme
Práca s prílohami.
Odoslať e-mail
Funkcia
Odoslať e-mail umožňuje na zadaný e-mailový kontakt manuálne odoslať jednoduchú e-mailovú správu. Správu je možné vytvoriť z preddefinovaných predlôh, ktoré možno podľa potreby upravovať, ďalšie predlohy je možné vytvárať podľa požiadaviek účtovnej jednotky. Viac informácií získate v téme
Odosielanie e-mailov v systéme OBERON.
Zaslať SMS
Pomocou sprievodcu je možné ihneď zaslať SMS obchodnému partnerovi, ktorému je vystavená faktúra po lehote splatnosti. Zoznam vytvorených SMS správ je dostupný v ponuke
CRM,
SMS správy. V tejto evidencii je možné napríklad v prípade nedostupnosti mobilného telefónu prijímateľa overiť aj fyzické doručenie danej správy. Bližšie informácie získate v téme
Sprievodca Zaslanie SMS. Zasielanie SMS správ je
spoplatnená služba. Možnosť zaslania SMS správy je dostupná len v prípade, že je v ponuke
Servis,
Nastavenia programu,
oddiel Firma, Moduly povolené používanie modulu
CRM a registratúra. Viac informácií získate v téme
Odosielanie SMS správ v systéme OBERON.
Výpočet výšky úroku z omeškania
Otvorí sa
sprievodca Výpočet úrokov z omeškania, ktorý umožňuje automaticky vypočítať úroky z omeškania za neuhradenú pohľadávku po lehote splatnosti. Výška úrokov z omeškania je určená ako základná úroková sadzba ECB zvýšená o 8 percentuálnych bodov. Aktuálna sadzba úrokov z omeškania je zverejnená na stránke
Ministerstva spravodlivosti.
Vernostný systém - kumulovanie benefitov
Zobrazí sa
formulár Vernostný systém - kumulovanie benefitu, v ktorom je možné zadať alebo nasnímať číslo vernostnej karty, prípadne získať informácie o jej používaní. Po použití tejto funkcie sa na vernostnej karte navýši počet vernostných bodov podľa nastavení vernostného systému. Viac informácií získate v téme
Vernostný systém v pohľadávkach a výdajkách.
Vernostný systém - transakcie
Zobrazia sa transakcie evidované k danej faktúre.
Hromadné vystavenie faktúr
Hromadné vystavenie faktúr je funkcia systému OBERON, ktorá umožňuje automaticky vytvoriť vydané faktúry.
Úprava dokladu - prenesenie daňovej povinnosti
Funkcia umožňuje v prípade potreby zmeniť na položkách dokladu príznak
Prenesenie daňovej povinnosti v závislosti od zadaného kódu kombinovanej nomenklatúry a odberateľa - platiteľa/neplatiteľa DPH zadaného v záložke
Obchodný partner. Funkciu možno použiť napr. pri zmene odberateľa z neplatiteľa na platiteľa DPH alebo opačne. Viac informácií v téme
Prenesenie daňovej povinnosti.
XML komunikácia - export údajov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje exportovať údaje z tejto evidencie do súboru typu XML. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
XML komunikácia - import dokladu
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje importovať údaje zo súboru typu XML do tejto evidencie. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii. Importovať je možné napr. faktúry z iných softvérov, viac informácií je možné získať v téme
Import dokladov z iných softvérov.
XML komunikácia - hromadný import dokladov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje importovať údaje zo súboru typu XML do tejto evidencie. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii. Importovať je možné napr. faktúry z iných softvérov, viac informácií je možné získať v téme
Import dokladov z iných softvérov.
XML komunikácia - odoslať e-mail
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje exportovať záznam vo formáte XML a následne ho odoslať elektronickou poštou. V prílohe e-mailu bude pripojená faktúra vo formáte XML a PDF. Formulár je bližšie opísaný v téme
Sprievodca XML komunikácia - odoslať na e-mail.
Výber záznamov pre transport údajov
Vyberú sa záznamy zobrazené v zozname, ktoré sa exportujú pri najbližšom
off-line transporte údajov (zoznam možno zúžiť pomocou
filtra). Exportujú sa len záznamy s príznakom
Neexportované, ostatné záznamy sa do exportu nezaradia (príznak program nastavuje automaticky, možno ho však manuálne zmeniť - pozri nižšie
Zmena príznakov pre transport údajov).
Zmena príznakov pre transport údajov
Pri používaní off-line transportov údajov sa záznamy automaticky označujú príznakmi. Pomocou sprievodcu je možné príznaky záznamov manuálne zmeniť, a tým ovplyvniť zaradenie vybraných záznamov medzi exportované údaje pri ich najbližšom transporte. Zmeny možno aplikovať na všetky záznamy v zozname alebo len na aktuálny záznam. Príznaky možno nastaviť na:
- Neexportované,
- Exportované,
- Nikdy nezaradiť na export.
Transport údajov
Výber možnosti otvorí program OBERON Center, oddiel Off-line transporty údajov, kde možno manuálne spustiť transport údajov na import, resp. export záznamov do/z knihy pohľadávok.
Príbuzné témy
