Táto téma Pomocníka je venovaná problematike schvaľovania dokumentov (dokladov) v systéme OBERON.

Základné informácie

• Schvaľovanie dokumentov v systéme OBERON je určené na komplexnú správu, kontrolu a digitálne odobrenie rôznych dokumentov a dokladov v rámci vnútrofiremných procesov (aktuálne je dostupné v evidenciách Kniha pohľadávok a Kniha záväzkov).
• Schvaľovanie dokumentov predstavuje kľúčový kontrolný mechanizmus v procese digitalizácie účtovníctva v súvislosti s e-fakturáciou a automatickým importom dokladov. Pri e-fakturácii je proces oproti minulosti obrátený: predtým zodpovední pracovníci (napr. riaditelia, vedúci prevádzok) odovzdávali účtovníčke spravidla papierové faktúry, ktoré už boli nimi vopred skontrolované a schválené. Po novom účtovníčka dostáva elektronický doklad ako prvá a prostredníctvom tejto evidencie ho predkladá na digitálne odobrenie zodpovednej osobe ešte pred jeho zaúčtovaním a úhradou.
• Režimy fungovania programu:
  • Bez schvaľovania - dokument má 2 stavy: Rozpracované -> Dokončené (stav sa automaticky mení na Schválené). Vhodné pre malých živnostníkov a podnikateľov, ktorí si fakturačnú agendu spravujú kompletne vo vlastnej réžii a nepotrebujú internú kontrolu dokladov. Rozdelenie na stavy Rozpracované a Dokončené súvisí primárne so systémom e-fakturácie - slúži ako jasný signál pre program, kedy je faktúra kompletne spracovaná, skontrolovaná a pripravená na odoslanie do systému e-fakturácie (resp. kedy má do tohto systému vstúpiť).
  • So schvaľovaním - dokument má taktiež stavy Rozpracované -> Dokončené. Po dokončení však nastupuje schvaľovací proces podľa definovaných pravidiel. Kým nie je dokument finálne schválený, zostáva uzamknutý. V záhlaví sa zobrazuje upozornenie Doklad je v schvaľovaní a nie je možné s ním vykonávať žiadne operácie (upravovať ho, zaúčtovať a pod.). Určené pre firmy a živnostníkov, ktorí majú viacúrovňové riadenie alebo si nechávajú účtovníctvo spracovávať externe a potrebujú kontrolu nad finálnym stavom dokumentov (dokladov).
• Primárnym cieľom schvaľovania dokumentov je:        
  • Zabezpečiť kontrolu pred zaúčtovaním a úhradou – slúži ako povinný kontrolný bod, ktorý zaručuje, že do účtovníctva a na úhradu sa dostanú len tie dokumenty (doklady), ktoré boli vecne skontrolované a schválené zodpovednou osobou.
  • Zefektívniť komunikáciu – umožňuje schvaľovateľom (riaditeľom, vedúcim) reagovať na doručené dokumenty (doklady) okamžite, a to aj mimo kancelárie prostredníctvom mobilnej aplikácie alebo e-mailu.
  • Vytvoriť auditnú stopu – poskytuje presný prehľad o tom, kto, kedy a s akým výsledkom (schválenie/zamietnutie) o danom dokumente (doklade) rozhodol. Zmena už dokončeného dokumentu späť na koncept sa loguje v sledovaní činností.
  • Nahradiť fyzický obeh dokumentov – odstraňuje potrebu papierového odovzdávania faktúr na podpis (odobrenie) a nahrádza ho plne digitálnym schvaľovacím procesom.

Technické informácie a fungovanie procesu

Nastavenie a spustenie procesu

• Aby bolo možné schvaľovať dokumenty v OBERON-e, je potrebné túto funkciu povoliť a nastaviť pravidlá pre schvaľovacie procesy (v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Ostatné).
• Aby bola funkcia schvaľovania dokumentov dostupná v konkrétnej evidencii, je potrebné splniť dve podmienky:
  • aktiváciu (povolenie) funkcie v nastaveniach programu (pozri vyššie),
  • nastavenie aspoň 1 pravidla, ktoré sa bude vzťahovať na danú evidenciu – následne bude program v danej evidencii (napr. v Knihe pohľadávok) automaticky vyžadovať schválenie dokumentu (dokladu).

Priebeh a vyhodnocovanie schvaľovania

• Schvaľovacie kolá: Systém OBERON podporuje 1 alebo 2 kolá schvaľovania. V každom kole môžu byť viacerí schvaľovatelia (používatelia alebo skupiny používateľov systému OBERON), pričom je možné určiť potrebné kvórum (minimálny počet potrebných hlasov - napr. z 3 schvaľovateľov stačí súhlas 1 osoby). Je potrebné mať na zreteli, že pre 1. a 2. kolo sa definujú rozdielni schvaľovatelia.
• Použitie pravidiel schvaľovania: Pri schvaľovacom procese dokumentu sa použije príslušné pravidlo (ak je definovaných viacero pravidiel pre danú evidenciu, program prechádza a vyhodnocuje pravidlá podľa poradového čísla). Ak sa dokument neschváli a vráti sa na opravu, pri opätovnom schvaľovaní sa použije to isté pravidlo. Viac informácií a príklady použitia pravidiel nájdete v téme Pravidlá schvaľovania dokumentov.
• Špeciálne automatické stavy:
  • Ak je tvorca dokumentu zároveň schvaľovateľom v danom procese, po dokončení dokumentu sa mu automaticky nastaví stav Schválené s príslušným popisom.            
  • Ak v prípade troch schvaľovateľov dvaja dokument schvália, tretiemu používateľovi sa automaticky priradí príznak Schválené s popisom, že schválila iná osoba (uvedie sa jej používateľské meno).
  • Ak čo i len jeden schvaľovateľ dokument vráti na opravu alebo definitívne zamietne (stavy Vrátené na opravu alebo Zamietnuté), celý schvaľovací proces sa okamžite ruší a končí.
  • Ak sa dokument schvaľuje opätovne a upraví ho ktorýkoľvek zo schvaľovateľov (v 1. kole), dokument sa pre tohto upravovateľa automaticky schváli.
• Zrušenie schválenia: V prípade potreby je možné schválenie dokumentu zrušiť priamo v danej evidencii (pomocou kontextovej ponuky alebo tlačidla Možnosti - Zrušiť schválenie.
• Vyhodnocovanie schvaľovania: Schvaľovacie procesy vyhodnocuje program automaticky na pozadí. V prípade potreby je možné procesy vyhodnotiť manuálne (hromadne) pomocou príslušnej funkcie (ikona ).

Kanály a možnosti schvaľovania

Program umožňuje schvaľovať dokumenty viacerými spôsobmi:

1. Program OBERON - Agenda firmy:
   • v konkrétnej evidencii, kde dokument vznikol (napr. Kniha pohľadávok) - dvojitým kliknutím (double click) na pole stavu schvaľovania,
   • v ponuke Firma, Schvaľovanie dokumentov (tu je možné schvaľovať aj hromadne).
2. Mobilná aplikácia OBERON Plus – schvaľovateľ dostane push-notifikáciu a dokument schváli priamo v mobilnom zariadení (pripravujeme).
3. E-mailové notifikácie – schvaľovanie je možné vykonať priamo z doručeného e-mailu bez nutnosti otvárať program OBERON - Agenda firmy (pripravujeme).

Stavy schvaľovania dokumentov (dokladov)

• Každý dokument, ktorý má v systéme OBERON príznak Dokončený, je pripravený na schválenie a môže vstúpiť do schvaľovacieho procesu.
• Program umožňuje evidovať viacero stavov schvaľovania dokumentu (dokladu) podľa toho, v akej fáze schvaľovacieho procesu sa daný dokument (doklad) práve nachádza.
• Aktuálny stav schvaľovania dokumentu (dokladu) signalizuje špecifická ikona a v danej evidencii ho možno overiť v stĺpci Stav schválenia.
• Prehľad stavov schvaľovania dokumentov (dokladov) spolu s príslušnými opismi je k dispozícii v Tabuľke č. 1.

Tabuľka č. 1: Prehľad stavov schvaľovania dokumentov (dokladov)

Ikona	Názov stavu	Opis stavu	Poznámka
	Dokument rozpracovaný	Dokument je vo forme konceptu, nie je ešte dokončený.	Dokument je ešte možné upravovať.
	Dokument dokončený	Dokument je dokončený a pripravený na schválenie.	Počiatočný stav pred spustením schvaľovacieho procesu.
	Čaká na schválenie	Dokument čaká na vyjadrenie schvaľovateľa.	Dokument je v poradí na spracovanie používateľom.
	Čiastočne schválené	Dokument bol schválený na jednej z úrovní.	Vyžaduje sa schválenie ďalšou osobou v poradí.
	Schválené	Dokument prešiel celým procesom schvaľovania.	Dokument je pripravený na ďalšie účtovné operácie.
	Zamietnuté	Schvaľovateľ dokument zamietol.	Proces schvaľovania sa týmto stavom končí.
	Vrátené na opravu	Dokument bol vrátený vystavovateľovi.	Je potrebné opraviť chyby alebo doplniť údaje.
	Opakované čakanie (1. úroveň)	Čakanie na opakované schválenie.	Následný stav po vrátení a oprave dokumentu.
	Opakované čakanie (2. úroveň)	Čakanie na opakované schválenie.	Používa sa pri opakovanom schvaľovacom konaní.