Táto téma Pomocníka obsahuje informácie o pravidlách schvaľovania dokumentov (dokladov) a prináša konkrétne príklady nastavenia pravidiel schvaľovania v systéme OBERON.
Základné informácie
- Pri schvaľovaní dokumentov (dokladov) v systéme OBERON sa používajú pravidlá schvaľovania. Umožňujú určiť, kto a za akých podmienok má dokument schváliť.
- Aby program v konkrétnej evidencii automaticky vyžadoval schválenie dokumentov (dokladov), musí byť táto funkcia povolená a zároveň musí existovať aspoň jedno nastavené pravidlo pre danú evidenciu (v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Ostatné). Napr. ak účtovná jednotka požaduje schvaľovanie dokumentov v Knihe záväzkov, musí mať pre túto evidenciu vytvorené aspoň jedno platné pravidlo schvaľovania. Naopak, ak schvaľovanie v Knihe pohľadávok využívať nechce, pre túto evidenciu nenastaví žiadne pravidlo (program v nej schvaľovanie nebude vyžadovať, hoci táto funkcia bude povolená v nastaveniach programu a dostupná v iných evidenciách na základe nastavených pravidiel v týchto evidenciách).
- Ak je pre jednu evidenciu definovaných viacero pravidiel, program ich prechádza od najnižšieho poradového čísla po najvyššie (napr. pravidlo s poradovým číslom 5 sa vyhodnotí skôr ako pravidlo s číslom 10).
- Ak pravidlo nemá v záložke Položky pravidla (formulár Pravidlo schvaľovania) zadefinovanú žiadnu špecifickú podmienku, automaticky sa vzťahuje na všetky dokumenty vo zvolenej evidencii. Každá účtovná jednotka by mala mať pre danú evidenciu nastavené jedno takéto všeobecné pravidlo bez podmienok s dostatočne vysokým poradovým číslom (napr. 100), kde by schvaľovateľom bol vedúci ekonomického oddelenia. Toto pravidlo by malo byť v zozname vždy posledné v poradí, aby slúžilo ako záchytný bod pre všetky doklady, ktoré nespadli pod žiadne špecifické pravidlo s nižším poradovým číslom.
- Pri schvaľovacom procese dokumentu sa použije príslušné pravidlo. Ak sa dokument neschváli a vráti sa na opravu, pri opätovnom schvaľovaní sa použije to isté pravidlo.
Príklady nastavenia pravidiel schvaľovania
Nasledujúce príklady ilustrujú, ako kombinovať podmienky a poradové čísla na dosiahnutie požadovaného schvaľovacieho procesu vo firme.
Príklad č. 1: Bežná prevádzka a schvaľovanie veľkých faktúr konateľom
Tento model je vhodný pre firmy, kde bežné faktúry kontroluje vedúci oddelenia, ale finančne nákladné operácie musí schváliť priamo vedenie firmy (v príklade ide o faktúry nad 10 000 €).
Pravidlo č. 1 (Špecifické s podmienkou):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 10
- Evidencia: Kniha záväzkov
- Záložka Schvaľovatelia:
- Záložka Položky pravidla:
- Pole Celková suma dokladu
- Podmienka: Je väčšie
- Hodnota: 10 000
Pravidlo č. 2 (Základné bez podmienky):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 100
- Evidencia: Kniha záväzkov
- Záložka Schvaľovatelia:
- 1. kolo: Vedúci ekonomického oddelenia
- Záložka Položky pravidla: (bez položiek - bude sa vzťahovať na všetky ostatné prijaté faktúry do celkovej sumy 10 000 €)
Ako to funguje v praxi:
- Ak príde do OBERON-u faktúra zo systému elektronickej fakturácie na 12 000 €, systém overí Pravidlo č. 1 (s poradovým číslom 10). Podmienka (suma nad 10 000 €) je splnená, preto doklad odošle na schválenie konateľovi. Schválenie vedúceho ekonomického oddelenia nie je v tomto prípade potrebné.
- Ak príde do OBERON-u faktúra zo systému elektronickej fakturácie na 1 500 €, Pravidlo č. 1 ju preskočí (podmienka nie je splnená) a systém aplikuje všeobecné Pravidlo č. 2 - doklad schvaľuje vedúci ekonomického oddelenia.
Príklad č. 2: Smerovanie schvaľovania podľa prevádzok
Tento model je určený pre firmy, ktoré majú viacero organizačne alebo geograficky oddelených prevádzok. Aby sa zabezpečilo, že faktúru skontroluje človek, ktorý tovar alebo službu reálne prevzal, proces smeruje doklady vedúcim jednotlivých prevádzok. Spoločné faktúry (napr. za účtovníctvo, softvér a pod.) schvaľuje priamo vedúci ekonomického oddelenia v centrále.
Pravidlo č. 1 (Špecifické pre Prevádzku Žilina):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 10
- Evidencia: Kniha záväzkov
- Záložka Schvaľovatelia:
- 1. kolo: Vedúci prevádzky Žilina
- Záložka Položky pravidla:
- Pole: Prevádzka
- Podmienka: Sa rovná
- Hodnota: Prevádzka Žilina
Pravidlo č. 2 (Špecifické pre Prevádzku Nitra):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 20
- Evidencia: Kniha záväzkov
- Záložka Schvaľovatelia:
- 1. kolo: Vedúci prevádzky Nitra
- Záložka Položky pravidla:
- Pole: Prevádzka
- Podmienka: Sa rovná
- Hodnota: Prevádzka Nitra
Pravidlo č. 3 (Špecifické pre Prevádzku Košice):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 30
- Evidencia: Kniha záväzkov
- Záložka Schvaľovatelia:
- 1. kolo: Vedúci prevádzky Košice
- Záložka Položky pravidla:
- Pole: Prevádzka
- Podmienka: Sa rovná
- Hodnota: Prevádzka Košice
Pravidlo č. 4 (Základné bez podmienky pre centrálu):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 100
- Evidencia: Kniha záväzkov
- Záložka Schvaľovatelia:
- 1. kolo: Vedúci ekonomického oddelenia
- Záložka Položky pravidla: (bez položiek – bude sa vzťahovať na všetky ostatné prijaté faktúry bez priradenej prevádzky alebo s inou prevádzkou)
Ako to funguje v praxi:
- Do OBERON-u príde faktúra za opravu kávovaru zo systému elektronickej fakturácie, ktorá bude priradená prevádzke Nitra. Program postupne prechádza pravidlá: Pravidlo č. 1 preskočí (nezhoda), ale pri Pravidle č. 2 (s poradovým číslom 20) nájde zhodu. Doklad uzamkne a odošle na schválenie vedúcemu prevádzky Nitra. Pravidlá s vyšším číslom (3 a 4) sa už ignorujú.
- Do OBERON-u príde zo systému elektronickej fakturácie faktúra za ročnú licenciu systému OBERON, ktorá sa týka celej firmy. Program pri kontrole preskočí špecifické pravidlá 1, 2 aj 3 (keďže podmienky na prevádzky Žilina, Nitra, Košice nie sú splnené) a aplikuje všeobecné Pravidlo č. 4. Doklad tak smeruje na schválenie priamo vedúcemu ekonomického oddelenia.
Príklad č. 3: Kombinácia dvojkolového projektového a jednokolového bežného schvaľovania
Tento model je vhodný pre firmy, kde faktúry vystavuje fakturačné oddelenie. Faktúry naviazané na projekty vyžadujú v 1. kole vecnú kontrolu a schválenie projektovými manažérmi (stačí schválenie jedným z nich, podľa toho, akého projektu sa faktúra týka) a následne v 2. kole finálne schválenie vedúcim ekonomického oddelenia. Všetky ostatné bežné faktúry schvaľuje rovno vedúci ekonomického oddelenia v jednom kole.
Pravidlo č. 1 (Špecifické s podmienkou):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 10
- Evidencia: Kniha pohľadávok
- Záložka Schvaľovatelia:
- 1. kolo: Projektový manažér A, Projektový manažér B
- Minimálny počet schvaľovateľov (pre 1. kolo): 1 (na posun dokladu do ďalšieho kola stačí schválenie len jedným z manažérov)
- 2. kolo: Vedúci ekonomického oddelenia
- Záložka Položky pravidla:
- Pole: Členenie
- Podmienka: Sa rovná
- Hodnota: Projekty
Pravidlo č. 2 (Základné bez podmienky):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 100
- Evidencia: Kniha pohľadávok
- Záložka Schvaľovatelia:
- 1. kolo: Vedúci ekonomického oddelenia
- Záložka Položky pravidla: (bez položiek – bude sa vzťahovať na všetky ostatné vystavené faktúry)
Ako to funguje v praxi:
- Ak fakturačné oddelenie vystaví faktúru a v poli Členenie nastaví hodnotu Projekty, program overí Pravidlo č. 1 (s poradovým číslom 10). Podmienka je splnená, preto doklad odošle do dvojkolového procesu. V 1. kole doklad uvidia obidvaja projektoví manažéri (A aj B). Hneď ako ho jeden z nich schváli (keďže kvórum je nastavené na 1), podmienka prvého kola je splnená a doklad automaticky postupuje do 2. kola k vedúcemu ekonomického oddelenia. Po jeho schválení je schvaľovací proces úspešne ukončený.
- Ak fakturačné oddelenie vystaví bežnú faktúru, ktorá nespadá pod členenie Projekty, Pravidlo č. 1 ju preskočí (podmienka nie je splnená) a program aplikuje všeobecné Pravidlo č. 2. Doklad tak smeruje priamo k vedúcemu ekonomického oddelenia. Po jeho schválení sa schvaľovací proces úspešne ukončí.
Príbuzné témy
