Táto téma Pomocníka je venovaná položke Kniha záväzkov v ponuke Fakturácia programu OBERON - Agenda firmy.
Základné informácie
- Výberom položky sa otvorí Kniha záväzkov, ktorá je určená na evidenciu záväzkov (prijaté, došlé, dodávateľské, doručené faktúry) účtovnej jednotky voči obchodným partnerom. Umožňuje zaevidovať záväzky, faktúry na zálohu, zálohové faktúry, dobropisy, ťarchopisy atď., a to aj v cudzej mene a v cudzom jazyku. Okrem toho umožňuje zaevidovať colný dlh.
- Na podrobnejšie členenie dokladov rovnakého druhu je možné v systéme OBERON použiť typy dokladov. Typ dokladu v knihe pohľadávok a záväzkov bližšie určuje druh dokladu v týchto evidenciách. Napr. typy dokladu Faktúra na zálohu a Faktúra v cudzej mene bližšie určujú druh dokladu Faktúra. Viac informácií získate v téme Typy dokladov v knihe pohľadávok a záväzkov.
- Faktúrou možno vysporiadať jednu či viac príjemiek (tzv. prijaté zberné faktúry) alebo možno fakturovať priamo zo skladov, prípadne použiť neskladové položky.
- V prípade potreby je možné zaevidovať aj faktúru v cudzej mene a v cudzom jazyku. Podrobnejšie informácie získate v téme Vytvorenie faktúry v cudzej mene.
- Na opravu základu dane je možné vystaviť tzv. dobropis, resp. ťarchopis. Viac informácií získate v téme Oprava základu DPH - dobropis a ťarchopis.
- Faktúry po splatnosti sa štandardne zobrazujú červeným písmom. Toto upozornenie možno zrušiť vypnutím modulu Účtovníctvo v oddiele Firma, Moduly.
Práca s evidenciou a automatizácia
- Faktúru je možné vytvoriť manuálne (štandardné zadanie) alebo automaticky z iného dokladu (z iného záväzku alebo pohľadávky, objednávky, príjemky, výdajky), prípadne importom zo súboru typu XML. Pri vytváraní faktúr je možné použiť šablóny.
- Zaevidovať záväzok, resp. upraviť už zaevidovaný záväzok je možné pomocou formulára Záväzok. Postup zaevidovania záväzku je opísaný v téme Zaevidovanie faktúry - záväzku.
- Po stlačení tlačidla Možnosti vo formulári Záväzok je možné do faktúry naimportovať položky zo súboru typu XLSX (LibreOffice, Microsoft Excel a pod.). Súbor musí obsahovať identifikátor skladovej karty (napr. číslo, čiarový kód), množstvo a ceny. Ak sa počas importu nenájde k položke dokladu skladová karta, naimportuje sa ako neskladová položka.
- V prípade používania prevádzok možno záznamy v evidencii (záväzky) zobraziť podľa príslušnosti k prevádzke, a to ako podmnožiny záznamov knihy záväzkov. Možno tak urobiť pomocou filtra Prevádzka v hornej časti evidencie. Zoznam dostupných prevádzok (definujú sa v ponuke Firma, Údaje o firme) je možné v prípade potreby obmedziť pomocou používateľských práv.
- Záznamy v knihe možno filtrovať alebo triediť. Nastaviť kritériá filtrovania alebo triedenia možno po stlačení tlačidla Vlastnosti.
Ďalšie operácie
- Faktúry je možné kopírovať pomocou klávesových skratiek Ctrl + C a Ctrl + V. Pri kopírovaní sa údaje faktúry skopírujú do schránky (clipboard), čo umožňuje kopírovať faktúru aj do inej účtovnej jednotky, prípadne ju kopírovať v prípade používania Remote Desktop aj z iného počítača. Kopírovať je možné aj skladové faktúry. Ak sa kopíruje skladová faktúra z inej firmy, nakopíruje sa ako neskladová. V prípade kopírovania skladovej faktúry môžu pri samotnom kopírovaní nastať rôzne situácie, napr. s nedostatočnou zásobou na sklade (a je zakázaný predaj do záporných množstiev) - vtedy sa takáto položka vynechá.
- V OBERON-e je možné vytváranie a odosielanie e-mailových alebo SMS správ. Viac informácií je možné získať v téme Odosielanie e-mailov v systéme OBERON, resp. Odosielanie SMS správ v systéme OBERON.
Rozšírené možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Schvaľovanie
Otvorí formulár na vykonanie schválenia alebo zamietnutia dokladu. Počas schvaľovacieho procesu je doklad uzamknutý a nie je možné ho upravovať. Viac informácií získate v téme
O schvaľovaní dokumentov.
Zrušiť schválenie
Funkcia umožňuje manuálne zrušiť už vykonané schválenie dokladu. Používa sa v prípadoch, keď je potrebné prehodnotiť už schválený doklad.
Stiahnuť zo systému eFaktúra
Funkcia zabezpečí import prijatého elektronického dokladu z centrálneho systému e-fakturácie priamo do knihy záväzkov. Systém automaticky načíta údaje z e-faktúry, vytvorí nový záznam v evidencii a pripraví doklad na následné spracovanie, kontrolu a schválenie. Viac informácií získate v téme
O elektronickej fakturácii.
Zaúčtovať doklad
Funkcia umožní automaticky vytvoriť zápis v
účtovnom denníku.
Zaevidovať úhradu dokladu
Funkcia umožní automaticky vytvoriť zápis v
účtovnom denníku (
Účtovanie o úhrade), resp. v
peňažnom denníku.
Zapísať do hromadného príkazu na úhradu
Program umožní zapísať príkaz na úhradu došlej faktúry do hromadného
príkazu na úhradu.
Zrušenie úhrady príkazom
Funkcia umožní zrušiť príkaz na úhradu.
Zobraziť účtovanie
Zobrazí záznamy
účtovného denníka, resp.
peňažného denníka k danému dokladu.
Zobraziť v evidencii DPH
Zobrazí sa faktúra alebo faktúry z
Knihy evidencie DPH, ktoré prislúchajú k danej faktúre.
Zobraziť väzby dokumentu
Systém OBERON udržiava medzi súvisiacimi záznamami v rôznych evidenciách väzby (napr. na kontrolu správnosti zaúčtovania). Funkcia zostaví grafický prehľad väzieb daného záznamu, ktorý je zároveň interaktívny - kliknutím pravým tlačidlom myši je možné jednotlivé záznamy zobraziť, upraviť, resp. exportovať.
Zobraziť prílohy
Výberom možnosti sa otvorí formulár, v ktorom možno pridať dokument alebo obrázok. Viac informácií získate v téme
Práca s prílohami.
Odoslať e-mail
Funkcia
Odoslať e-mail umožňuje na zadaný e-mailový kontakt manuálne odoslať jednoduchú e-mailovú správu. Správu je možné vytvoriť z preddefinovaných predlôh, ktoré možno podľa potreby upravovať, ďalšie predlohy je možné vytvárať podľa požiadaviek účtovnej jednotky. Viac informácií získate v téme
Odosielanie e-mailov v systéme OBERON.
XML komunikácia - export údajov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje exportovať údaje z tejto evidencie do súboru typu XML. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
XML komunikácia - import dokladu
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje importovať údaje zo súboru typu XML do tejto evidencie. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii. Importovať je možné napr. faktúry z iných softvérov, viac informácií je možné získať v téme
Import dokladov z iných softvérov.
XML komunikácia - hromadný import dokladov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje importovať údaje zo súboru typu XML do tejto evidencie. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii. Importovať je možné napr. faktúry z iných softvérov, viac informácií je možné získať v téme
Import dokladov z iných softvérov.
Výber záznamov pre transport údajov
Vyberú sa záznamy zobrazené v zozname, ktoré sa exportujú pri najbližšom
off-line transporte údajov (zoznam možno zúžiť pomocou
filtra). Exportujú sa len záznamy s príznakom
Neexportované, ostatné záznamy sa do exportu nezaradia (príznak program nastavuje automaticky, možno ho však manuálne zmeniť - pozri nižšie
Zmena príznakov pre transport údajov).
Zmena príznakov pre transport údajov
Pri používaní off-line transportov údajov sa záznamy automaticky označujú príznakmi. Pomocou sprievodcu je možné príznaky záznamov manuálne zmeniť, a tým ovplyvniť zaradenie vybraných záznamov medzi exportované údaje pri ich najbližšom transporte. Zmeny možno aplikovať na všetky záznamy v zozname alebo len na aktuálny záznam. Príznaky možno nastaviť na:
- Neexportované,
- Exportované,
- Nikdy nezaradiť na export.
Transport údajov
Výber možnosti otvorí program
OBERON Center, oddiel
Off-line transporty údajov, kde možno manuálne spustiť transport údajov na import, resp. export záznamov do/z knihy záväzkov.
Príbuzné témy
