Táto téma Pomocníka obsahuje informácie o pravidlách pre import dokladov, prípadne iných dokumentov v rámci elektronického doručovania dokumentov a prináša konkrétne príklady ich nastavenia v systéme OBERON.
Základné informácie
- Pri importe dokladov do systému OBERON pri elektronickom doručovaní dokumentov, resp. elektronickej fakturácii, je možné využívať pravidlá pre import dokladov. Tie umožňujú automaticky identifikovať importované doklady podľa vopred definovaných podmienok a následne im priradiť vybrané hodnoty (napr. predkontáciu, typ DPH, členenie, prevádzku a pod.). Hlavným cieľom je zabezpečiť správne a automatické zaevidovanie importovaných dokladov a minimalizovať potrebu manuálneho zadávania údajov.
- Jednotlivé pravidlá sa vyhodnocujú podľa poradového čísla, od najnižšieho po najvyššie. Program postupne posudzuje podmienky jednotlivých pravidiel. Keď nájde prvé pravidlo, ktorého podmienky importovaný doklad spĺňa, pravidlo sa uplatní a ďalšie pravidlá sa už neposudzujú.
- Každé pravidlo môže obsahovať jednu alebo viac podmienok, podľa ktorých sa identifikuje importovaný doklad. Podmienky môžu vychádzať napr. z údajov obchodného partnera, spôsobu úhrady alebo názvov jednotlivých položiek.
- Hodnoty nastavené pravidlom majú prednosť pred hodnotami načítanými z importovaného dokladu.
Práca s číselníkom a automatizácia
- V príslušnej evidencii (napr. Kniha záväzkov) sa číselník Pravidlá pre import dokladov otvorí stlačením tlačidla Pravidlá. Vytvoriť, resp. upraviť pravidlo pre import dokladov je možné pomocou formulára Pravidlo importu (tlačidlo Nový alebo Oprava).
- Ak pravidlo neobsahuje žiadnu špecifickú podmienku, vzťahuje sa na všetky importované doklady v danej evidencii. Takéto všeobecné pravidlo je vhodné zaradiť na koniec zoznamu s dostatočne vysokým poradovým číslom, aby sa použilo až vtedy, keď doklad nevyhovuje žiadnemu špecifickému pravidlu.
- Pravidlá pre import dokladov umožňujú automatizovať spracovanie opakujúcich sa dokladov, napr. faktúr za nájom, energie alebo telekomunikačné služby, pri ktorých je možné na základe charakteristických údajov dokladu automaticky priradiť požadovanú predkontáciu alebo iné hodnoty. Následne je možné tieto doklady hromadne zaúčtovať. Viac informácií nájdete v téme Hromadné účtovanie dokladov.
Príklady nastavenia pravidiel pre import dokladov
Nasledujúce príklady ilustrujú, ako možno pomocou podmienok a poradových čísel pravidiel automaticky identifikovať importované doklady a nastaviť v nich požadované hodnoty na automatické zaevidovanie do systému OBERON.
Príklad č. 1: Automatické priradenie predkontácie podľa názvu položky dokladu
Účtovná jednotka pravidelne prijíma e-faktúry za prenájom priestorov. Pri ich importe do Knihy záväzkov požaduje, aby program na základe názvu položky dokladu automaticky priradil príslušnú predkontáciu.
Pravidlo č. 1 (Prenájom):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 10
- Názov: Prenájom
- Záložka Položky pravidla:
- Pole: Položka dokladu – názov
- Podmienka: Obsahuje
- Hodnota: prenájom
- Záložka Hodnoty v doklade:
- Predkontácia: [predkontácia určená pre prenájom]
Ako to funguje v praxi:
- Ak príde do OBERON-u e-faktúra, ktorej niektorá položka obsahuje v názve text prenájom (napr. Prenájom kancelárskych priestorov), program vyhodnotí pravidlo č. 1. Keďže podmienka je splnená, importovanému dokladu automaticky priradí nastavenú predkontáciu.
- Ak položky dokladu tento text neobsahujú, pravidlo sa neuplatní a program pokračuje vo vyhodnocovaní ďalších pravidiel podľa ich poradového čísla.
Príklad č. 2: Automatické priradenie prevádzky podľa IČO dodávateľa
Účtovná jednotka používa viacero prevádzok a pravidelne prijíma e-faktúry od dodávateľa, ktorého doklady patria vždy konkrétnej prevádzke. Požaduje, aby OBERON tieto doklady automaticky zaradil do správnej prevádzky bez ohľadu na prevádzku uvedenú na e-faktúre.
Pravidlo č. 1 (Dodávateľ – Prevádzka Poprad):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 20
- Názov: Dodávateľ – Prevádzka Poprad
- Záložka Položky pravidla:
- Pole: Obchodný partner – IČO
- Podmienka: Sa rovná
- Hodnota: [IČO konkrétneho dodávateľa]
- Záložka Hodnoty v doklade:
- Prevádzka: Prevádzka Poprad
Ako to funguje v praxi:
- Ak príde do OBERON-u e-faktúra od dodávateľa so zadaným IČO, program vyhodnotí pravidlo č. 1. Keďže podmienka je splnená, doklad automaticky zaradí do Prevádzky Poprad, a to aj v prípade, že na e-faktúre je uvedená iná prevádzka alebo tento údaj chýba.
- Ak IČO dodávateľa nezodpovedá zadanej hodnote, pravidlo sa neuplatní a program pokračuje vo vyhodnocovaní ďalších pravidiel.
Príklad č. 3: Automatické priradenie predkontácie podľa kódu zaúčtovania
Účtovná jednotka pravidelne prijíma e-faktúry od rovnakého dodávateľa, ktorý jej fakturuje dodávky tovaru aj dopravné služby. Keďže obe skupiny faktúr pochádzajú od dodávateľa s rovnakým IČO, samotný údaj o obchodnom partnerovi nestačí na ich rozlíšenie.
Dodávateľ a odberateľ sa preto dohodnú, že dodávateľ bude na položkách e-faktúr uvádzať kód zaúčtovania podľa druhu fakturovaného plnenia:
- 504 – nákup tovaru,
- 518 – dopravné služby.
Odberateľ si v systéme OBERON vytvorí dve importné pravidlá.
Pravidlo č. 1 (Nákup tovaru):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 10
- Názov: Nákup tovaru
- Záložka Položky pravidla:
- Pole: Položka dokladu – kód zaúčtovania
- Podmienka: Sa rovná
- Hodnota: 504
- Záložka Hodnoty v doklade:
- Predkontácia: [predkontácia určená pre nákup tovaru]
Pravidlo č. 2 (Dopravné služby):
- Záložka Základné:
- Poradové číslo: 20
- Názov: Dopravné služby
- Záložka Položky pravidla:
- Pole: Položka dokladu – kód zaúčtovania
- Podmienka: Sa rovná
- Hodnota: 518
- Záložka Hodnoty v doklade:
- Predkontácia: [predkontácia určená pre dopravné služby]
Ako to funguje v praxi:
- Ak príde do OBERON-u e-faktúra za dodávku tovaru s kódom zaúčtovania 504, program uplatní pravidlo č. 1 a automaticky jej priradí predkontáciu určenú pre nákup tovaru.
- Ak príde od rovnakého dodávateľa e-faktúra za dopravu s kódom zaúčtovania 518, pravidlo č. 1 sa neuplatní a program pokračuje vo vyhodnocovaní pravidla č. 2. Dokladu automaticky priradí predkontáciu určenú pre dopravné služby.
Takto možno automaticky rozlíšiť faktúry od rovnakého dodávateľa podľa druhu plnenia, správne ich zaevidovať a následne zjednodušiť ich zaúčtovanie.
Príbuzné témy
