Táto téma Pomocníka obsahuje informácie o digitálnom archíve systému OBERON.

Základné informácie

• Digitálny archív účtovnej jednotky predstavuje elektronické úložisko archívnych dokumentov, ktoré tvorí najmä jej účtovná dokumentácia. Účtovnú dokumentáciu v elektronickej podobe predstavujú:
  • prijaté doklady, a to buď priamo v elektronickej podobe vo formáte PDF, alebo ako skeny papierových dokladov (napr. prijaté faktúry za určité obdobie),
  • vlastné vystavené doklady (vydané faktúry, účtovné knihy...) spravidla ako tlačové výstupy vo formáte PDF.
• Podľa zákona o účtovníctve možno účtovnú dokumentáciu uchovávať:
  • v listinnej (papierovej) podobe,
  • v elektronickej podobe,
  • kombináciou týchto dvoch podôb.
• Tak listinné, ako aj kombinované uchovávanie účtovnej dokumentácie vedie v praxi k problémom pri jej archivácii. Naproti tomu elektronické uchovávanie dokumentov so sebou prináša množstvo výhod.
• Uchovávanie príloh dokumentov v elektronickej forme vedie k zvýšeniu prehľadu v dokumentácii a zabezpečuje jej rýchlu dostupnosť jedným klikom kedykoľvek aj spätne, a to pre všetkých používateľov (zodpovedný vedúci, skladník, mzdár, účtovník atď.). Zároveň odpadá potreba presúvať fyzické doklady v listinnej (papierovej) podobe, čím sa eliminuje riziko poškodenia, prípadne straty dokladov. Nezanedbateľnou výhodou sú aj menšie nároky na fyzický priestor a vybavenie (nie je potrebný vyhradený samostatný priestor na archív, regály, šanóny a pod.).

Legislatívny rámec

• Podľa platnej legislatívy je účtovná jednotka povinná zabezpečiť ochranu svojej účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Zároveň je povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.
• Ďalšou povinnosťou je uchovávať účtovnú dokumentáciu počas zákonom stanovenej lehoty (doba uchovávania účtovných záznamov 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, rôzne súčasti mzdovej dokumentácie sa archivujú niekoľko desiatok rokov).
• Za porušenie povinností pri archivácii môže daňový úrad uložiť účtovnej jednotke pokutu až do výšky 100 000 €.

Digitálny archív v OBERON-e

• Digitálny archív v OBERON-e predstavuje mocný nástroj na elektronické uchovávanie a správu vystavených a prijatých dokladov.
• Digitálny archív systému OBERON umožňuje uchovávať a archivovať vo formáte PDF alebo ako skeny papierových dokumentov:
  • účtovnú dokumentáciu (faktúry, účtovné knihy...),
  • rôzne iné prílohy dokumentov (napr. zmluvy, certifikáty, návody...).
• Externé dokumenty, ku ktorým neexistuje v OBERON-e záznam (došlé dokumenty) možno evidovať vo viacerých evidenciách podľa povahy dokumentu, napr. zmluvy možno evidovať v evidencii obchodných partnerov, bankové výpisy a iné dokumenty v evidencii CRM zložky, prípadne v registratúrnom (podacom) denníku a pod.

Formy digitálneho archívu v OBERON-e

• V systéme OBERON digitálny archív nepredstavuje jedno konkrétne úložisko, ale môže mať nasledujúce formy:
  • aktuálna databáza účtovnej jednotky - za digitálny archív sa považujú už samotné elektronické prílohy dokumentov vo formáte PDF (prípadne v inom formáte) v príslušných evidenciách OBERON-u. Každá elektronická príloha dokumentu v OBERON-e sa tak stáva súčasťou digitálneho archívu. Viac informácií o prílohách dokumentov získate v téme Práca s prílohami.
  • archívna databáza účtovnej jednotky - elektronické prílohy dokumentov možno presunúť z aktuálnej databázy do archívnej databázy (digitálneho archívu), a to pomocou funkcie Presun príloh dokumentov do archívu.
  • adresár na disku počítača - elektronické prílohy dokumentov možno hromadne exportovať z aktuálnej databázy (prípadne archívnej databázy) do zvoleného adresára na disku počítača (digitálneho archívu) pomocou funkcie Hromadný export príloh dokumentov.   

Obrázok č. 1: Exportované údaje v štruktúrovanej forme v digitálnom archíve – adresári na disku počítača

Elektronický podpis

• S témou digitálneho archívu úzko súvisí téma elektronického podpisu, pričom z hľadiska elektronického archivovania dokumentov má elektronické podpisovanie dokumentov vo formáte PDF zásadný význam.
• Pri elektronicky podpísaných dokumentoch možno jednoznačne overiť identitu subjektu, ktorý podpis vytvoril, a zároveň sa znemožňuje ich dodatočná úprava (napr. antedatovanie či iná zmena dokumentu), čo vedie k vyššej ochrane a kontrole dokumentov.
• Elektronicky možno podpisovať prakticky všetky dokumenty účtovnej jednotky, výnimkou môžu byť pracovné zmluvy a iné dokumenty podpisované zamestnancami. Tie však tiež môžu byť podpisované elektronicky v prípade, že zamestnanci vlastnia občiansky preukaz s platným certifikátom pre kvalifikovaný elektronický podpis.
• V OBERON-e sa každá elektronicky podpísaná príloha dokumentu automaticky pridá do digitálneho archívu.
• Viac informácií získate v téme Čo je elektronický podpis.

Pridávanie príloh do aktuálnej databázy (digitálneho archívu)

• Prílohy možno pridať do aktuálnej databázy, t. j. do digitálneho archívu viacerými spôsobmi:
  • manuálne - v rámci pridávania elektronických príloh k dokumentom v príslušných evidenciách, a to:
    • pomocou tlačidla Prílohy alebo funkcie Drag&Drop,
    • oskenovaním dokumentu,
    • funkciou Odfotiť mobilom,
  • automaticky:
    • po vytvorení súboru tlačového výstupu vo formáte PDF a následnom podpísaní digitálnym podpisom vygenerovaným v OBERON-e alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP) vo formulári Tlačové výstupy (napr. tlačový výstup faktúry sa po podpise uloží k danému záznamu ako príloha vo formáte PDF),
    • po podpise súboru tlačového výstupu vo formáte PDF pomocou digitálnej podpisovej podložky (napr. po podpise výdajky).
• Viac informácií získate v téme Práca s prílohami.

Nastavenia na automatické ukladanie príloh do digitálneho archívu

1. Získanie kvalifikovaného certifikátu vydaného certifikačnou autoritou pre elektronický podpis alebo vygenerovanie podpisového certifikátu účtovnej jednotky. Viac informácií získate v téme Čo je elektronický podpis. Pri viacerých počítačoch možno postupovať viacerými spôsobmi:
   • vygenerovať podpisový certifikát len raz a exportovať ho na následný import do ostatných počítačov - tento postup je vhodný v prípade, že sa za účtovnú jednotku bude podpisovať ako za celok,
   • vygenerovať podpisový certifikát na každom počítači zvlášť - tento postup je vhodný pri členení účtovnej jednotky (napr. každá prevádzka bude podpisovať pomocou vlastného vygenerovaného podpisového certifikátu).
2. Nastavenie certifikátu používateľovi - aby používateľ mohol podpisovať súbory PDF, je potrebné danému používateľovi priradiť vygenerovaný podpisový certifikát (vo formulári Používateľ, záložka Podpis).
3. Nastavenie príznaku Elektronicky podpísať (platí len pre export do PDF) - nastavuje sa vo formulári Vlastnosti tlačového výstupu. Súbor PDF sa podpíše, len ak má nastavený tento príznak.

Obrázok č. 2: Export vygenerovaného podpisového certifikátu

Export príloh dokumentov z archívu

• V prípade potreby je možné prílohu dokumentu z archívu exportovať. Export príloh dokumentov do archívu možno vykonať manuálne do zvoleného adresára na disku počítača vyvolaním kontextovej ponuky na danej prílohe (pravé tlačidlo myši) a zvolením možnosti Exportovať (uložiť ako...) na export danej prílohy, alebo možnosti Export súborov na export všetkých príloh daného dokumentu.
• Každý takto vykonaný export sa loguje (t. j. program automaticky zaznamenáva do Sledovania činností (ponuka Servis), kto a kedy export vykonal).

Technické informácie

• Cieľom presunu príloh dokumentov do archívnej databázy (digitálneho archívu) je zníženie veľkosti aktuálnej databázy účtovnej jednotky a zvýšenie rýchlosti zálohovania (je rozdiel, či sa zálohuje databáza s veľkosťou 10 GB niekoľko minút, alebo databáza s veľkosťou 100 GB niekoľko desiatok minút).
• Archívna databáza sa automaticky vytvára pri prvom presune údajov na tom istom databázovom serveri. Jej názov je totožný s názvom aktuálnej databázy účtovnej jednotky a má sufix archivedoc. Overiť názov archívnej databázy možno v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Databázy.
• Názov archívnej databázy možno aj zmeniť (v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Databázy). Názov je však nevyhnutné zmeniť ešte pred prvým presunom údajov do archívnej databázy.
• Ak účtovná jednotka nemá oprávnenie na vytváranie novej databázy, je možné použiť aj existujúcu (vopred vytvorenú) databázu, musí však byť prázdna (nesmie obsahovať žiadnu tabuľku). Vtedy sa nevytvorí nová archívna databáza, ale v existujúcej databáze sa vytvorí databázová štruktúra archívnej databázy. Tento prípad sa môže vyskytnúť u poskytovateľov cloudu, u ktorých účtovná jednotka nemá možnosť vytvárať databázu s konkrétnym názvom.
• Ak má účtovná jednotka umiestnenú aktuálnu databázu v cloude, môže archívnu databázu umiestniť aj do databázového servera iného poskytovateľa cloudu. Môže to byť v prípadoch, keď iný poskytovateľ cloudu ponúka nižšiu cenu za 1 GB dát, avšak na úkor rýchlosti načítania dát, prípadne latencie. Napr. pre aktuálnu databázu odporúčame prístup s rýchlosťou do približne 20 ms, pri archívnej databáze nie je problém ani prístup s rýchlosťou 100 ms. Umiestnenie archívnej databázy možno zmeniť v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Databázy.
• Ak má účtovná jednotka umiestnenú aktuálnu databázu v cloude, môže archívnu databázu umiestniť aj do lokálneho databázového servera (vo vlastnej firme). Môže sa tak vyhnúť zbytočným poplatkom za cloudové dátové úložisko (napr. aktuálna databáza má veľkosť 10 GB, archívna databáza má veľkosť 100 GB - účtovná jednotka bude platiť len za dáta v objeme 10 GB, za 100 GB dát archívnej databázy nebude musieť platiť).
• Aj po archivovaní sú dokumenty v OBERON-e neustále dostupné.