Táto téma Pomocníka je venovaná vyhotoveniu e-faktúry v Knihe pohľadávok.

Základné informácie

• Vyhotoviť e-faktúru možno podobne ako faktúru v Knihe pohľadávok. Postup vyhotovenia je rovnaký ako postup vyhotovenia faktúry - viac informácií pozri v téme Vyhotovenie faktúry - pohľadávky.
• Pri vyhotovovaní možno e-faktúru uložiť s dvoma rôznymi stavmi:
  • Rozpracované - tlačidlo OK - Uložiť (rozpracované),
  • Dokončené - tlačidlo OK - Uložiť (dokončené).
• E-faktúra sa považuje za vyhotovenú, keď nadobudne stav Dokončené.
• Ak je vypnuté schvaľovanie dokumentov (dokladov), dokončenej e-faktúre sa nastaví stav Schválené (automaticky). Prechod do tohto stavu slúži ako signál pre program, že je e-faktúra skontrolovaná a pripravená na odoslanie do systému eFaktúra.
• Ak je povolené schvaľovanie dokumentov (dokladov), po dokončení nastupuje schvaľovací proces podľa definovaných pravidiel. Až keď je e-faktúra finálne schválená, je pripravená na odoslanie do systému eFaktúra.

Kedy vzniká súbor XML e-faktúry?

• Pri vyhotovení XML súbor e-faktúry vzniká v závislosti od nastavenia programu (v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Účtovníctvo, záložka eFaktúra) v dvoch okamihoch:
  • Ihneď po schválení dokladu (schválená alebo schválená automaticky) - v tomto prípade sa súbor XML e-faktúry uloží do príloh dokladu spolu s jej HTML náhľadom. Následne ho možno odoslať odberateľovi (napr. e-mailom). Tento spôsob je vhodný pre účtovné jednotky, ktoré nechcú na doručovanie e-faktúr používať ePoštára.
  • Pri odoslaní do ePoštára - súbor XML e-faktúry vznikne a uloží sa do príloh dokladu spolu s jej HTML náhľadom až v okamihu odoslania do digitálneho poštára, ak sa súbor nenájde v prílohách daného záznamu. Tento spôsob je vhodný pre účtovné jednotky, ktoré budú na doručovanie e-faktúr používať výlučne ePoštára.
• Ak majú byť súčasťou XML súboru e-faktúry aj prílohy dokladu, je potrebné ich označiť na elektronické doručovanie ešte pred jeho vytvorením. Viac informácií o označovaní a odosielaní príloh nájdete v téme Práca s prílohami, v časti Ako poslať prílohu e-faktúry.