Zadáva sa dátum evidencie, spravidla dátum systémového času v počítači. Dátum evidencie sa môže líšiť od dátumu odoslania/doručenia.

Pole slúži na zaradenie daného registratúrneho záznamu do konkrétneho spisu. Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a sú zaevidované v registratúrnom (podacom) denníku. Ak záznam nepatrí do žiadneho spisu, ponechajte toto pole prázdne.

Zadáva sa číslo na evidenciu záznamov v registratúrnom (podacom) denníku. Evidenčné číslo program dopĺňa automaticky podľa nastaveného spôsobu číslovania v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, CRM a registratúra, záložka Registratúra, v odôvodnených prípadoch ho možno upraviť.

Typ záznamu určuje, o aký záznam ide:

• Došlý záznam - napr. prijatá pošta, faktúra, objednávka, reklamácia atď.
• Odoslaný záznam - napr. odoslaná pošta, vyjadrenia, žiadosti atď.
• Interný záznam - napr. interné smernice, záznamy z rokovaní, pracovných stretnutí atď.

Zadáva sa registratúrna značka, ktorá bližšie špecifikuje typ záznamu podľa registratúrneho plánu. Ide o alfanumerický symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov určujúci ich miesto v registratúre. Registratúrna značka môže obsahovať napr. evidenčné číslo pridelené v podateľni, rok a organizáciou stanovený kód organizačného útvaru alebo referenta, ktorému bol spis pridelený.

Registratúrna značka sa načítava z registratúrneho plánu. K záznamu je potrebné vybrať registratúrnu značku pomocou tlačidla . Zobrazí sa registratúrny plán, kde je možné pomocou tlačidla Možnosti naimportovať registratúrny plán napr. z predchádzajúceho účtovného obdobia, z inej firmy, prípadne zvoliť preddefinovaný registratúrny plán podľa charakteru účtovnej jednotky (obchodná spoločnosť (s. r. o.), živnostník, obecný úrad). Bližšie informácie o registratúrnom pláne získate v téme Registratúrny plán.

V ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, CRM a registratúra, záložka Registratúra možno nastaviť, aby program vyžadoval pri vytváraní záznamu v registratúrnom (podacom) denníku zadanie registratúrnej značky.

Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť. Vo všeobecnosti platí, že lehota uloženia začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzatvorený. Uvádza sa lehota uloženia podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku. Lehota uloženia sa nesmie skrátiť, môže sa však po prerokovaní s archívom predĺžiť.

Zadáva sa vecný obsah daného záznamu. V prípade, že je vybraná registratúrna značka, do poľa sa automaticky doplní text z registratúrneho plánu.

Zadáva sa termín, do ktorého je potrebné záznam vybaviť. Ak nebude záznam do daného dňa vybavený, bude sa v registratúrnom denníku zobrazovať červenou farbou.

Vyberá sa organizačný útvar účtovnej jednotky. Od organizačného útvaru sa môže odvíjať číslovanie záznamov - v závislosti od zvoleného spôsobu číslovania, ktorý sa nastavuje v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, CRM a registratúra, záložka Registratúra.

Zadáva sa fyzické umiestnenie registratúrneho záznamu (budovy, miestnosti...).