Táto téma Pomocníka je venovaná problematike elektronickej fakturácie v systéme OBERON.

Základné možnosti a vlastnosti

• Elektronická fakturácia (e-fakturácia, resp. efakturácia) je moderný, bezpečný a efektívny spôsob spracovania účtovných dokladov, ktorý umožňuje plne automatizovanú obojsmernú výmenu faktúr (odosielanie aj prijímanie), čím nahrádza tradičné papierové procesy ich plnou digitalizáciou.
• Elektronická fakturácia sa na Slovensku realizuje na základe projektu Finančnej správy SR s názvom eFaktúra (písené aj e-Faktúra).
• Proces e-fakturácie v systéme OBERON mení tradičný model odovzdávania papierových faktúr na plne digitálny obeh. Zahŕňa automatický import elektronických dokladov, ich následnú kontrolu a digitálne schvaľovanie, až po finálnu distribúciu adresátovi a odoslanie údajov do centrálneho systému e-fakturácie.
• Elektronická faktúra je štruktúrovaný súbor vo formáte XML obsahujúci všetky povinné údaje, ktorý je navrhnutý tak, aby bol čitateľný aautomaticky spracovateľný počítačmi, čím eliminuje chyby pri manuálnom prepisovaní dát a zabezpečuje efektívnu komunikáciu kompatibilnú s európskym trhom.

Výhody elektronickej fakturácie

• Automatizácia importu a spracovania - elektronické doklady vstupujú do systému automaticky, čím sa eliminuje manuálne zadávanie a prepisovanie údajov, čo vedie k výraznej úspore času a zníženiu chybovosti.
• Zefektívnenie obehu dokladov - fyzický papierový obeh faktúr je nahradený plne digitálnym procesom, čo výrazne zrýchľuje ich spracovanie.
• Bezpečnosť a ochrana dát - faktúry sú bezpečne prenášané cez šifrované kanály, čím sa zaisťuje ich maximálna ochrana.
• Auditná stopa - systém OBERON zabezpečuje transparentné zaznamenávanie každého kroku procesu od prijatia cez schválenie až po odoslanie, čo poskytuje presnú históriu spracovania každého dokumentu.
• Legislatívny súlad - automatizovaná komunikácia s centrálnymi systémami zabezpečuje správny formát a procesný postup elektronickej výmeny dokladov, čím systém plne spĺňa legislatívne požiadavky SR a EÚ.
• Možnosť fakturácie v rámci celej EÚ - Vďaka využitiu systému Peppol je umožnená bezproblémová fakturácia naprieč členskými štátmi EÚ.

Technické informácie

• Proces e-fakturácie je úzko prepojený s funkciou schvaľovania dokumentov (dokladov). Pred samotným odoslaním do systému e-fakturácie prechádzajú všetky doklady procesom schvaľovania, ktorý zaručuje, že do účtovníctva a na úhradu sa dostanú len vecne správne dokumenty skontrolované zodpovednou osobou.
• Dokončený a schválený dokument (doklad) sa odosiela z danej evidencie systému OBERON (tlačidlo Možnosti, Odoslať do systému eFaktúra) prostredníctvom digitálneho poštára, ktorý následne doručí doklad adresátovi a zároveň odošle potrebné údaje do centrálneho systému e-fakturácie.